Friday, August 21, 2009
Una factura de apariencia profesional (y que se sienta profesional) definitivamente puede contribuir mucho a sembrar una semilla de confianza y satisfacción en su clientela. De hecho, una factura ordenada y legible de una sola página puede marcar la diferencia entre recibir un pago y que su factura termine en el cubo de la basura de alguien. Además, el profesionalismo desplegado por su factura puede ser un factor que decidirá si usted recibirá o no otro pedido/otra venta/otra solicitud de servicio de ese cliente. En otras palabras, cada pequeño detalle deja huella. Muchas veces la última cosa que su cliente ve como una representación de su empresa es la factura cuando la está pagando. ¿Qué tipo de huella quiere dejar?
Así que, aparte de usar el software de facturación de Abakoos, ¿cómo puede asegurarse usted de que sus facturas transmitan seriedad y logren que usted reciba el pago?
1. Formato ordenado, legible y bien organizado - Un buen encabezado, tipos de letra fáciles de leer y consistentes, y caracteres negros sobre fondo blanco, son lo mejor para una factura con una apariencia apropiada. No use un formato descuidado para sus facturas, con tipos de letra y colores incompatibles, o impresiones arrugadas, sucias o rotas. La persona que abra la factura tiene que sentir que se dedicó tiempo a la creación de la factura, y no que estaba debajo de un par de cajas de pizza para la fiesta de su oficina.
2. Use sólo una hoja de papel - No envíe una impresión de 20 páginas para cada artículo comprado o servicio prestado, ni una orden de embarque proveniente de la fábrica. Condense todo en unas pocas líneas y envíelas. Esto le ahorrará molestias a su cliente y también ahorrará algunos dólares. Mientras más fácil sea para su cliente identificar la factura, y los productos y los servicios que se están facturando, más fácil le será procesar el pago.
3. Las facturas se deben mecanografiar y no escribir a mano - Las notas escritas a mano se deben dejar para las recetas de los médicos, no para un documento oficial en el que se solicita un pago. La escritura a mano es a menudo descuidada, confusa y da la impresión de que usted se apresuró a poner algo en una factura de la que casi se olvidó, o de que se le acabó la tinta de la impresora. Si usted tiene que enviarle algo escrito a mano a un cliente, use una tarjeta de Hallmark.
4. Use un sobre blanco con un tipo de letra claro para la dirección - No use un sobre personal pequeño con una estampilla del programa “Yo Amo a Lucy” de la oficina de correos para recordarle a alguien que le debe dinero. Use un sobre normal de ventanilla No. 10 con su logotipo y membrete corporativo para este cometido.
Los que ya estén usando el software de facturación de Abakoos no tendrán que preocuparse del hecho de que sus facturas se vean o no profesionales. Nuestras facturas son claras, fáciles de comprender y directas, y representan muy bien a su empresa. Les damos la bienvenida a los que no hayan probado nuestro software de facturación para que nos prueben y sigan algunos de los pasos simples pero eficaces que se describen abajo.
Tuesday, June 30, 2009
En el mundo muy amplio y a veces traicionero de la contabilidad hay que hacerle un seguimiento a muchos términos, muchos programas de software, muchas facturas y muchos recibos. Pregúnteselo a cualquier contador o departamento de facturación y estará de acuerdo.
Así que, ¿por qué vamos a perder tiempo hablando sobre algo tan trivial como una factura o una orden de compra? Bueno, aunque no lo crea, estos dos términos son probablemente los términos que más se usan erróneamente de manera intercambiable en toda la industria. Hay una gran diferencia entre una factura y una orden de compra, y básicamente se reduce a esto: una factura es un documento emitido por un vendedor a un comprador, y una orden de compra es un documento emitido por un comprador a un vendedor.
Normalmente las facturas son documentos “después del hecho” correspondientes al dinero que alguien le adeuda a algún otro a cambio de bienes o servicios provistos. El intercambio de bienes por servicios ya ha tenido lugar, o los servicios ya se han prestado, y ahora se debe cobrar el dinero. Las facturas no son negociaciones o súplicas, son solicitudes de pago por servicios prestados.
Por otra parte, las órdenes de compra son documentos “antes del hecho” correspondientes a los productos, los servicios o las cantidades que el vendedor de un bien o servicio le proveerá a un comprador. Cuando se envía una orden de compra no se le adeuda dinero a nadie y no se han prestado servicios. El comprador debe aceptar primero el precio y los términos de la orden de compra antes de que pase algo. A diferencia de una factura, una orden de compra se parece a una etapa en el proceso de negociación.
Como mencionamos anteriormente, muchos contratistas individuales y muchas empresas usan estos dos tipos de documentos muy diferentes, las facturas y las órdenes de compra, de manera intercambiable. Muchas veces se envían facturas para solicitar estimaciones y órdenes de compra para cobrar dinero. Quizás no parezca ser gran cosa, hasta que usted deje de recibir su pago por sus productos o servicios. Normalmente las facturas y órdenes de compra son documentos legalmente obligatorios, y la ausencia de dichos documentos o su uso de manera intercambiable podría impedir que usted cobre el dinero que se ganó con tanto esfuerzo. Por esta y muchas otras razones no podemos pensar en un mejor motivo para usar el software de facturación de Abakoos. Nuestras soluciones de software garantizarán que usted envíe el documento correcto de una manera profesional, para que se le pague su arduo trabajo.
Wednesday, June 24, 2009
Hay muchos términos de los que usted quizás haya oído hablar o acerca de los que quizás haya leído en línea que tienen que ver con la industria de la computación. Quizás muchos de ellos lo confundan. Aquí en Abakoos Invoicing tratamos de simplificarle las cosas, para que usted no tenga que preocuparse por la jerga tecnológica y tenga más tiempo para concentrarse en el manejo de su negocio.
Sin embargo, siempre es bueno aprender y continuar (o iniciar) su educación en las áreas tecnológicas que pueden ser beneficiosas para cualquier empresario. Aceptémoslo. Casi todas las empresas dependen de las computadoras de alguna forma para realizar sus negocios. Hoy analizaremos tres populares términos de la programación de computadoras con los que quizás se ha encontrado a veces, SaaS, PaaS e IaaS. No deje que las siglas le impidan aprender más, ya que en realidad son muy sencillos.
SaaS - Es la sigla de “Software as a Service” (Software Como Servicio), y por lo general se relaciona con una manera económica de que los empresarios interactúen con aplicaciones por Internet, sin tener que instalar programas en sus propias computadoras ni obtener licencias. SaaS se ha vuelto muy popular, ante todo porque sus costos de mantenimiento son muy bajos, pero también debido a su facilidad de uso y distribución.
PaaS - PaaS es la sigla de “Platform as a Service” (Plataforma Como Servicio). Es el antecesor de SaaS, porque en vez de poder acceder a un solo programa o una sola aplicación usted podrá acceder a todo un ambiente y trabajar en él. Las plataformas aportan un nivel totalmente diferente de complejidad al desarrollo y las aplicaciones, lo que hace que PaaS sea atractivo para los desarrolladores.
IaaS - Si PaaS es el antecesor de SaaS, entonces IaaS, que es la sigla de “Infrastructure as a Service” (“Infraestructura Como Servicio), es el antecesor de todos. IaaS se conoce también como “Todo Como Servicio” porque se puede acceder a los servidores, el software, el espacio de los centros de datos y los equipos de redes por Internet, sin tener que alquilar espacio y servidores. Esto es realmente atractivo para las compañías medianas e incluso algunas compañías grandes que quieran ahorrar mucho dinero y reducir los costos de mantenimiento.
Se considera que Abakoos Invoicing Software es un SaaS porque en vez de instalar software en su computadora usted puede iniciar una sesión por medio de uno de nuestros portales seguros y hacer todo lo que tenga que hacer con la comodidad que ofrece su navegador favorito (sin instalaciones o múltiples licencias por usuario).
Monday, June 15, 2009
Como lo discutimos recientemente, la computación en nube es una tecnología que le permite a los usuarios acceder a programas por Internet, sin instalación. Adobe, Google, Yahoo, Intel y otras compañías tecnológicas mundiales usan la tecnología de la computación en nube. Aquí en Abakoos también creemos firmemente que la computación en nube es el futuro, y creemos en su facilidad de implementación, su flexibilidad y su bajo costo. Consideramos que es la mejor solución para cualquier cliente que quiera aprovechar herramientas de software robustas y poderosas, sin instalaciones o implementaciones costosas, complicadas o técnicas en las computadoras de la compañía.
Sin embargo, no todos en el sector tecnológico comparten esta creencia, lo que trae a colación el debate sobre la seguridad de la computación en nube. John Chambers, Presidente/Director General de Cisco Systems, dio recientemente un discurso de apertura durante una conferencia anual sobre la seguridad y dijo que “[la computación en nube] es una pesadilla para la seguridad y no se puede manejar de una manera tradicional”.* Otros oradores que hablaron durante la conferencia, tales como Ronald Rivest, profesor de ciencias de la computación del Instituto Tecnológico de Massachusetts, fueron más cautelosamente optimistas, afirmando que habría que “trabajar muy duro” para hacer que fuera segura. Siempre habrá un debate inteligente sobre todas las cosas relacionadas con Internet y la tecnología, y estamos consultando constantemente diferentes fuentes para ver cuáles son las últimas tendencias y para obtener la información más actualizada. Lo que sentimos es simple. Cuando algunas de las compañías tecnológicas más grandes del mundo abrazan nuevas tecnologías, tales como la computación en nube, no lo hacen a la ligera. Se invierten mucho dinero y horas-hombre en la investigación y el desarrollo, antes de que estas grandes compañías Fortune 500 adopten y utilicen una nueva tecnología, y la computación en nube no es diferente.
Afortunadamente para usted hemos trabajado muy duro aquí en Abakoos para hacer que nuestro software sea tan seguro como sea tecnológicamente posible. Lo primordial es que sus datos sensibles se mantengan completamente cifrados, de manera que sean imposibles de hackear. Garantizamos que sus datos de facturación estarán completamente seguros con nosotros. Pruebe nuestro software hoy. Estamos seguros de que estará más que satisfecho con la facilidad de uso, el tiempo y dinero que ahorrará, y la tranquilidad de saber que sus datos están seguros.
Wednesday, June 10, 2009
Usted se asombraría si supiera cuántas pequeñas y medianas empresas usan Word, Excel e incluso PowerPoint para satisfacer sus necesidades relacionadas con la facturación. Ellas crean hojas de cálculo, documentos y presentaciones, cualquier cosa para hacer que su clientela pague sus facturas a tiempo. ¿Pero se especializan estos programas en la creación de una factura con apariencia profesional, que represente apropiadamente a su empresa? Desafortunadamente, la respuesta a esa pregunta es negativa y probablemente algunas empresas todavía están emitiendo facturas escritas a mano.
¿Por qué crearía usted hojas de cálculo y tablas voluminosas y poco atractivas, que ocupan mucho espacio en disco y consumen tiempo valioso, cuando puede crear una cuenta en Abakoos Invoicing Software y usar nuestro programa de software en línea? Con Abakoos usted no tendrá que preocuparse por el tamaño de las fuentes, el tipo de letra o el ajuste de línea, ni pasar horas diseñando meticulosamente una plantilla. Con Abakoos usted sólo tendrá que ir a nuestro sitio web fácil de usar y crear una cuenta, y verá qué simple será la vida para usted. Con el tiempo que ahorrará usando nuestro software de facturación poderoso y fácil de usar usted podrá dedicar más tiempo al cultivo de nuevos negocios.
Ese archivo de Access o Publisher puede llegar a ser muy grande, y su manejo puede terminar costándole mucho tiempo y energía. Con Abakoos usted no tendrá que preocuparse por guardar archivos y crear archivos adjuntos. Todo se almacenará en nuestros servidores cifrados con autenticación basada en el protocolo SSL de 256 bits, y usted nunca tendrá que instalar software alguno, parche alguno o actualización alguna en sus computadoras. Nuestro estilo profesional es una actualización perfecta para su sistema basado en el uso de productos de oficina para satisfacer sus necesidades de facturación. Cuando usted realiza sus negocios probablemente usa lo mejor cuando le presta servicios a sus clientes, así que, ¿por qué habría de ser diferente su facturación después de la venta?
Aprenda cómo puede ahorrar tiempo y producir facturas de mayor calidad, que representen mejor su profesionalismo. Si esto le suena interesante para su empresa visite nuestra página principal, donde podrá iniciar una prueba gratuita de nuestro software.
Wednesday, June 03, 2009
Cuando considere qué hacer y qué usar para enviar sus facturas, es importante evaluar los pros y contras de los dos tipos de métodos de entrega más usados, el correo normal y el correo electrónico. Casi todas las empresas del planeta usan estas opciones de facturación al enviar sus facturas por correo normal (o FedEx o UPS), o por correo electrónico.
Veamos los pros y contras de cada uno:
Facturas por Correo Normal - Pros: A diferencia de los mensajes de correo electrónico, es mucho más difícil que el correo normal termine en una carpeta de correo no deseado. El recipiente no tiene que añadir su dirección de correo electrónico a su lista de “usuarios de confianza”, y una factura normal se ve (y se siente) oficial. Usted puede ir más allá exigiendo una firma en el momento de la entrega, para garantizar que alguien de la organización reciba la factura.
Facturas por Correo Normal - Contras: El correo cuesta dinero, y a medida que el precio de las estampillas de USPS siga subiendo, el envío de cartas se hará más y más costoso. Para enviar una factura por correo normal usted tendrá que imprimir la factura, meterla en un sobre, estampar/escribir/mecanografiar la etiqueta con la dirección y ponerle luego una estampilla, lo cual cuesta dinero. Además, una factura enviada por correo tomará 3-5 días hábiles para llegar. Lo primordial es que cuesta más enviar la factura y su factura tomará más tiempo en llegar, lo cual demorará su pago.
Facturas por Correo Electrónico - Pros: Las facturas por correo electrónico reducen los costos de impresión y franqueo. De hecho, casi eliminan estos costos totalmente. Con el correo electrónico usted puede enviar instantáneamente una factura que su recipiente recibirá instantáneamente. Los mensajes de correo electrónico no se pueden perder en la basura, no se los puede comer el perro del recipiente ni los puede dejar el cartero en un buzón equivocado. Usted puede configurar su correo saliente para “solicitar un recibo de lectura”, a fin de garantizar que la persona asignada para recibir la factura realmente abra el mensaje de correo electrónico y dé acuse de recibo de la factura.
Facturas por Correo Electrónico - Contras: Todavía hoy en día el correo electrónico enfrenta 2 retos que trascienden las facturas por correo electrónico. Un mensaje de correo electrónico puede ser confundido con un correo no deseado y borrado por el programa de correo electrónico del cliente antes de que siquiera lo vea. En segundo lugar, el correo electrónico enfrenta un problema de credibilidad. El recipiente de una factura enviada por correo electrónico puede descartarla mucho más fácilmente que una factura enviada por correo normal con el membrete oficial de una compañía.
¿Cuál debería elegir usted? Bueno, en esta economía (y en esta era tecnológica) sería prudente elegir la opción con el menor costo posible y el método de entrega más rápido. Quizás usted quiera considerar también el nivel de experiencia técnica y las preferencias generales de los clientes que a fin de cuentas pagan sus facturas. Una posible solución es usar un método híbrido basado en las preferencias de sus clientes en lo que respecta a la entrega de las facturas, enviando una factura por correo normal a aquellos clientes que “tienen que tener” una factura impresa enviada por correo. Pero envíe también una versión por correo electrónico, como un respaldo para la versión impresa. De esta manera usted tomará en cuenta las preferencias de sus clientes y los acostumbrará a recibir versiones por correo electrónico de las facturas.
