Información Importante Para Hacer que Sus Facturas Tengan una Apariencia Profesional
Una factura de apariencia profesional (y que se sienta profesional) definitivamente puede contribuir mucho a sembrar una semilla de confianza y satisfacción en su clientela. De hecho, una factura ordenada y legible de una sola página puede marcar la diferencia entre recibir un pago y que su factura termine en el cubo de la basura de alguien. Además, el profesionalismo desplegado por su factura puede ser un factor que decidirá si usted recibirá o no otro pedido/otra venta/otra solicitud de servicio de ese cliente. En otras palabras, cada pequeño detalle deja huella. Muchas veces la última cosa que su cliente ve como una representación de su empresa es la factura cuando la está pagando. ¿Qué tipo de huella quiere dejar?
Así que, aparte de usar el software de facturación de Abakoos, ¿cómo puede asegurarse usted de que sus facturas transmitan seriedad y logren que usted reciba el pago?
1. Formato ordenado, legible y bien organizado - Un buen encabezado, tipos de letra fáciles de leer y consistentes, y caracteres negros sobre fondo blanco, son lo mejor para una factura con una apariencia apropiada. No use un formato descuidado para sus facturas, con tipos de letra y colores incompatibles, o impresiones arrugadas, sucias o rotas. La persona que abra la factura tiene que sentir que se dedicó tiempo a la creación de la factura, y no que estaba debajo de un par de cajas de pizza para la fiesta de su oficina.
2. Use sólo una hoja de papel - No envíe una impresión de 20 páginas para cada artículo comprado o servicio prestado, ni una orden de embarque proveniente de la fábrica. Condense todo en unas pocas líneas y envíelas. Esto le ahorrará molestias a su cliente y también ahorrará algunos dólares. Mientras más fácil sea para su cliente identificar la factura, y los productos y los servicios que se están facturando, más fácil le será procesar el pago.
3. Las facturas se deben mecanografiar y no escribir a mano - Las notas escritas a mano se deben dejar para las recetas de los médicos, no para un documento oficial en el que se solicita un pago. La escritura a mano es a menudo descuidada, confusa y da la impresión de que usted se apresuró a poner algo en una factura de la que casi se olvidó, o de que se le acabó la tinta de la impresora. Si usted tiene que enviarle algo escrito a mano a un cliente, use una tarjeta de Hallmark.
4. Use un sobre blanco con un tipo de letra claro para la dirección - No use un sobre personal pequeño con una estampilla del programa “Yo Amo a Lucy” de la oficina de correos para recordarle a alguien que le debe dinero. Use un sobre normal de ventanilla No. 10 con su logotipo y membrete corporativo para este cometido.
Los que ya estén usando el software de facturación de Abakoos no tendrán que preocuparse del hecho de que sus facturas se vean o no profesionales. Nuestras facturas son claras, fáciles de comprender y directas, y representan muy bien a su empresa. Les damos la bienvenida a los que no hayan probado nuestro software de facturación para que nos prueben y sigan algunos de los pasos simples pero eficaces que se describen abajo.
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