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Los Pros y Contras de la Facturación por Correo Normal y Correo Electrónico

Cuando considere qué hacer y qué usar para enviar sus facturas, es importante evaluar los pros y contras de los dos tipos de métodos de entrega más usados, el correo normal y el correo electrónico. Casi todas las empresas del planeta usan estas opciones de facturación al enviar sus facturas por correo normal (o FedEx o UPS), o por correo electrónico.

Veamos los pros y contras de cada uno:

Facturas por Correo Normal - Pros: A diferencia de los mensajes de correo electrónico, es mucho más difícil que el correo normal termine en una carpeta de correo no deseado. El recipiente no tiene que añadir su dirección de correo electrónico a su lista de “usuarios de confianza”, y una factura normal se ve (y se siente) oficial. Usted puede ir más allá exigiendo una firma en el momento de la entrega, para garantizar que alguien de la organización reciba la factura.

Facturas por Correo Normal - Contras: El correo cuesta dinero, y a medida que el precio de las estampillas de USPS siga subiendo, el envío de cartas se hará más y más costoso. Para enviar una factura por correo normal usted tendrá que imprimir la factura, meterla en un sobre, estampar/escribir/mecanografiar la etiqueta con la dirección y ponerle luego una estampilla, lo cual cuesta dinero. Además, una factura enviada por correo tomará 3-5 días hábiles para llegar. Lo primordial es que cuesta más enviar la factura y su factura tomará más tiempo en llegar, lo cual demorará su pago.

Facturas por Correo Electrónico - Pros: Las facturas por correo electrónico reducen los costos de impresión y franqueo. De hecho, casi eliminan estos costos totalmente. Con el correo electrónico usted puede enviar instantáneamente una factura que su recipiente recibirá instantáneamente. Los mensajes de correo electrónico no se pueden perder en la basura, no se los puede comer el perro del recipiente ni los puede dejar el cartero en un buzón equivocado. Usted puede configurar su correo saliente para “solicitar un recibo de lectura”, a fin de garantizar que la persona asignada para recibir la factura realmente abra el mensaje de correo electrónico y dé acuse de recibo de la factura.

Facturas por Correo Electrónico - Contras: Todavía hoy en día el correo electrónico enfrenta 2 retos que trascienden las facturas por correo electrónico. Un mensaje de correo electrónico puede ser confundido con un correo no deseado y borrado por el programa de correo electrónico del cliente antes de que siquiera lo vea. En segundo lugar, el correo electrónico enfrenta un problema de credibilidad. El recipiente de una factura enviada por correo electrónico puede descartarla mucho más fácilmente que una factura enviada por correo normal con el membrete oficial de una compañía.

¿Cuál debería elegir usted? Bueno, en esta economía (y en esta era tecnológica) sería prudente elegir la opción con el menor costo posible y el método de entrega más rápido. Quizás usted quiera considerar también el nivel de experiencia técnica y las preferencias generales de los clientes que a fin de cuentas pagan sus facturas. Una posible solución es usar un método híbrido basado en las preferencias de sus clientes en lo que respecta a la entrega de las facturas, enviando una factura por correo normal a aquellos clientes que “tienen que tener” una factura impresa enviada por correo. Pero envíe también una versión por correo electrónico, como un respaldo para la versión impresa. De esta manera usted tomará en cuenta las preferencias de sus clientes y los acostumbrará a recibir versiones por correo electrónico de las facturas.